Hacienda cruza lo que usted factura, lo que le pagan con tarjeta, transferencia o SINPE Móvil y lo que declara. Si esos tres números no cuadran, la diferencia hay que poder explicarla.
Conciliar no es un ejercicio de fin de año. Es una revisión mensual corta que evita que un error pequeño se convierta en un ajuste con intereses y multas.
Los tres números que Hacienda compara
Lo facturado: el total de comprobantes electrónicos que usted emitió en el mes, menos las notas de crédito.
Lo cobrado: el dinero que efectivamente entró a sus cuentas, por depósitos, transferencias, datáfono o SINPE Móvil.
Lo declarado: las ventas y el IVA que usted reporta en su declaración mensual y, al cierre, los ingresos de su declaración de renta.
Hacienda recibe cada comprobante en el momento en que se emite y también información de terceros, como bancos y procesadores de tarjetas. Por eso puede comparar los tres números sin pedirle nada.
Facturación emitida contra IVA declarado
El primer cruce es el más directo. El IVA de sus facturas emitidas en el mes, menos el de las notas de crédito del mismo mes, debe coincidir con el débito fiscal que declara.
Un detalle que muchos pasan por alto: el IVA se declara cuando se factura, aunque todavía no le hayan pagado. Si usted factura en octubre y el cliente le paga en diciembre, el IVA de esa venta se declara y se paga con la declaración de octubre. Facturar sin controlar el cobro afecta la caja dos veces: no entra el dinero de la venta y sí sale el impuesto.
Un ejemplo ilustrativo, con números redondos:
Facturas emitidas en el mes: ₡8.000.000 más ₡1.040.000 de IVA.
Nota de crédito del mismo mes: ₡500.000 más ₡65.000 de IVA.
Débito fiscal que debe declarar: ₡975.000.
Si la declaración muestra otro monto, hay que encontrar la razón antes de presentarla.
Ventas declaradas contra depósitos, datáfono y SINPE
El segundo cruce compara lo que declara contra lo que entra a sus cuentas. No tienen que coincidir al colón en el mismo mes, porque hay ventas a crédito y cobros de meses anteriores. Pero la diferencia debe explicarse con cuentas por cobrar y con el detalle de cada cobro.
Lo que más genera diferencias:
Cobros por SINPE Móvil o transferencia sin comprobante emitido.
Depósitos que no son ventas, como préstamos, aportes de socios o traspasos entre cuentas propias, sin registro que lo demuestre.
Ventas con datáfono liquidadas por un monto neto de comisiones y retenciones, registradas como si fueran el total de la venta.
Retenciones de tarjetas y notas de crédito en el período correcto
Cuando le pagan con tarjeta, el procesador le deposita el monto neto: descuenta su comisión y las retenciones de impuestos que la normativa le obliga a aplicar. Esas retenciones son un adelanto de su impuesto y se aplican como crédito en la declaración que corresponde. Si no las registra, paga dos veces. Si las registra mal, el crédito no calza con lo que el procesador reportó a Hacienda.
Las notas de crédito tienen el mismo riesgo. Deben registrarse en el período en que se emiten y vincularse con la factura que corrigen. Una nota de crédito registrada en el mes equivocado descuadra dos declaraciones a la vez.
Qué hacer cuando no cuadra
Identifique primero si la diferencia es de período: una factura, un cobro o una nota que cayó en otro mes.
Revise los cobros sin factura y emita el comprobante que falta.
Documente los depósitos que no son ventas con contratos, estados de cuenta o actas.
Si el error ya está en una declaración presentada, evalúe con su asesor si corresponde rectificarla. Corregir por iniciativa propia suele costar menos que esperar a que Hacienda lo detecte.
Rutina mensual de conciliación en 30 minutos
Descargue el reporte de comprobantes emitidos y recibidos del mes.
Sume el IVA emitido menos notas de crédito y compárelo con el débito que va a declarar.
Compare las ventas del mes con los depósitos, el datáfono y el SINPE, y explique cada diferencia.
Verifique que las retenciones de tarjetas del mes estén registradas como crédito.
Revise que las notas de crédito estén en el período correcto.
Guarde el resultado. Esa hoja es su respaldo si Hacienda pregunta.
Preguntas frecuentes
¿Si el cliente no me ha pagado, igual declaro el IVA? Sí. El IVA se declara en el mes en que se factura, no en el que se cobra.
¿Un depósito de un socio cuenta como venta? No, pero debe poder demostrar que es un aporte o un préstamo, con documentos que lo respalden.
¿Cada cuánto debo conciliar? Cada mes, antes de presentar la declaración del IVA.
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Actualizado al 29 de octubre de 2026 · Equipo Kaizen
