En Costa Rica, toda venta de bienes o prestación de servicios debe respaldarse con un comprobante electrónico. Emitirlo bien no es un trámite: cada comprobante alimenta la información con la que Hacienda revisa su declaración del IVA, su declaración de renta y las obligaciones que le asigna.
Qué es un comprobante electrónico y por qué es obligatorio
Es un documento digital que se genera en un sistema de facturación, se envía a Hacienda para su validación y se entrega al cliente. Hacienda lo recibe en el momento en que se emite. Por eso es obligatorio: cada venta y cada gasto quedan registrados de forma verificable, y sus declaraciones se contrastan contra esa información.
Factura, tiquete, nota de crédito y nota de débito: cuándo usar cada uno
Factura electrónica: cuando el comprador se identifica, sea persona física o empresa, y necesita respaldar un gasto o un crédito de IVA.
Tiquete electrónico: para el consumidor final que no se identifica. No sirve para deducir gastos ni para crédito de IVA.
Nota de crédito: para anular total o parcialmente una factura, o corregir un monto a la baja.
Nota de débito: para aumentar el monto de una factura ya emitida.
La regla práctica: si compra para su empresa, pida factura a nombre de la empresa.
Los datos que no pueden faltar para que el gasto sea deducible
Para que un gasto sea deducible y el crédito de IVA sea válido, la factura debe estar a nombre de quien lo reclama, con la cédula correcta, el detalle del bien o servicio y el impuesto desglosado.
Dos datos merecen atención especial:
El código CAByS. Cada bien o servicio que se factura lleva un código del Catálogo de Bienes y Servicios, que publica el Banco Central. Ese código identifica qué se vendió y se asocia con la tarifa de IVA que corresponde. Un código equivocado puede llevar a cobrar una tarifa incorrecta.
La actividad económica del emisor, que debe coincidir con la inscrita.
Cómo se cruza la factura con el IVA, la renta y el vector fiscal
Cada comprobante que emite o recibe termina en tres lugares:
Declaración del IVA. La suma del IVA de sus facturas emitidas es su débito fiscal. El IVA de las facturas que recibe y acepta es su crédito. Hacienda compara ambos totales contra lo que usted declara cada mes.
Declaración de renta. Sus ventas facturadas en el año deben coincidir con los ingresos que declara. Sus gastos deducibles deben estar respaldados por facturas recibidas a nombre de la empresa.
Vector fiscal. Es la lista de obligaciones que Hacienda le asigna en TRIBU-CR según su registro, sobre todo según su actividad económica. Si factura servicios con códigos CAByS que no corresponden a su actividad inscrita, la información deja de calzar y pueden aparecer requerimientos.
Un ejemplo ilustrativo, con números redondos: una empresa emite en el mes facturas por ₡10.000.000 más ₡1.300.000 de IVA, y declara un débito de ₡1.170.000. La diferencia de ₡130.000 aparece de inmediato en el cruce. Puede tener explicación, como una nota de crédito o una venta exenta, pero hay que poder demostrarla con comprobantes.
Aceptar o rechazar los comprobantes que recibe
Los comprobantes que le emiten sus proveedores deben revisarse y aceptarse o rechazarse en su sistema. Aceptar sin revisar es aceptar errores: montos o impuestos mal calculados, códigos CAByS que no corresponden o facturas que no son de su empresa. Rechazar a tiempo obliga al proveedor a corregir.
Errores frecuentes que se convierten en gastos no deducibles
Recibir tiquetes en lugar de facturas por compras del negocio.
Facturas a nombre de una persona y no de la empresa.
No emitir comprobante por cobros recibidos por transferencia o SINPE Móvil.
Usar un código CAByS genérico o equivocado, con una tarifa de IVA que no corresponde.
Corregir con una factura nueva en lugar de una nota de crédito.
Notas de crédito registradas en un período distinto al que corresponde.
Actualización: nuevos códigos de referencia de la versión 4.4 (1 de noviembre de 2026)
Desde el 1 de noviembre de 2026, los sistemas de facturación deben tener implementados nuevos códigos de referencia. No es una versión nueva: es una actualización del documento de Anexos y Estructuras de la versión 4.4. Los nuevos códigos indican con más precisión por qué se emite una nota o un comprobante de referencia, como una corrección por error material o la sustitución de un comprobante rechazado. Confirme con su proveedor de facturación que su sistema ya está actualizado.
Preguntas frecuentes
¿Dónde consulto el código CAByS correcto? En el catálogo que publica el Banco Central. Elija el código que describe con precisión el bien o servicio, no uno genérico.
¿Cuánto tiempo debo guardar los comprobantes? Hacienda puede revisar, por regla general, los últimos cuatro años, y la normativa exige conservar los registros y comprobantes cinco años.
Relacionados: Facturado, cobrado y declarado: cómo conciliar los tres · Cómo fiscaliza Hacienda con TRIBU-CR · Gastos deducibles: qué sí, qué no y cómo respaldarlos
¿Quiere revisar si su facturación calza con lo que declara? Escríbanos por WhatsApp al 7011-3085.
Actualizado al 29 de octubre de 2026 · Equipo Kaizen
