No todo lo que una empresa paga se puede rebajar del impuesto sobre la renta. Un gasto solo reduce la renta si es deducible y si está bien respaldado. Si falla una de esas dos condiciones, Hacienda lo puede rechazar, aunque el gasto haya sido real.
Esta guía resume los criterios, cómo respaldar cada gasto y qué revisar antes del cierre, cuando todavía hay tiempo para corregir.
Los cuatro criterios: útil, necesario, pertinente y respaldado
Para que un gasto sea deducible debe cumplir con todo lo siguiente:
Útil, necesario y pertinente para producir el ingreso gravado. El gasto debe tener relación directa con la actividad que genera la renta.
Respaldado con comprobante electrónico a nombre de la empresa o de la persona que lo deduce.
Registrado en la contabilidad del período al que corresponde.
En el caso de la planilla, el colaborador debe estar reportado a la CCSS.
Gastos que sí se deducen, con ejemplos
En términos generales, son deducibles los gastos propios de la operación, siempre que cumplan los cuatro criterios. Algunos ejemplos habituales:
Alquiler del local u oficina donde opera el negocio.
Salarios y cargas sociales de la planilla reportada a la CCSS.
Servicios públicos, internet y telefonía del negocio.
Honorarios profesionales, publicidad y servicios contratados para la actividad.
Materiales, insumos y mercadería que se venden o se usan para producir.
Gastos que no se deducen
Estos son los gastos no deducibles que más aparecen en los cierres:
Gastos sin comprobante electrónico a nombre de la empresa.
Gastos personales del dueño o de su familia pagados con la cuenta de la empresa.
Multas y recargos por infracciones.
El propio impuesto sobre la renta.
Salarios que no están en la planilla reportada a la CCSS.
Gastos sin relación con la actividad que genera los ingresos.
Un ejemplo ilustrativo: si Hacienda rechaza ₡1.000.000 en gastos a una empresa que tributa a la tarifa del 30 %, el impuesto aumenta en ₡300.000, más intereses y una posible sanción.
Cómo respaldar cada gasto
El respaldo principal es el comprobante electrónico: una factura a nombre de quien deduce el gasto, con la cédula correcta y el detalle del bien o servicio. Un tiquete no sirve, porque no identifica al comprador.
Además, conserve lo que demuestre la relación con el negocio: contratos, cotizaciones o la justificación de un viaje. El pago debe salir, en lo posible, de las cuentas del negocio y quedar registrado en el período correcto.
Gastos mixtos: personales y del negocio
Vehículo, celular, internet de la casa, comidas y viajes son los gastos que más dudas generan, porque suelen tener un uso personal y otro del negocio. Solo la parte que corresponde a la actividad puede deducirse.
Defina un criterio razonable para separar el uso del negocio del uso personal y aplíquelo de forma constante.
Documente el uso: bitácoras de recorridos, agendas de reuniones, objetivo de cada viaje.
Evite deducir el total de un gasto que es evidentemente compartido.
Criterios recientes de Hacienda
Los tribunales y Hacienda están aplicando estos criterios con más rigor. Tres puntos recientes que conviene conocer:
Sin comprobante autorizado no hay deducción. Un fallo de 2026 del Tribunal de Apelaciones de lo Contencioso Administrativo confirmó que, aunque el gasto sea real, sin factura autorizada no nace el derecho a deducirlo.
La Ley 10818 permite, desde el período 2026, que las personas físicas que prestan servicios profesionales o técnicos sin relación de dependencia, y los agentes vendedores, comisionistas o de seguros, elijan entre deducir sus gastos reales o una deducción única del 25 % de sus ingresos brutos, sin necesidad de probarla. Por ejemplo, con ingresos brutos ilustrativos de ₡12.000.000, la deducción única sería de ₡3.000.000. Si sus gastos reales y respaldados superan ese monto, puede convenir deducirlos.
Desde 2027 cambian las reglas de conciliación entre NIIF y renta, según la resolución MH-DGT-RES-0015-2026. Por ejemplo, el deterioro de activos y el exceso por revaluación no serán deducibles.
Revisión antes del cierre
La revisión de gastos debe hacerse antes de que cierre el período, no cuando se prepara la declaración. Para entonces ya no hay forma de conseguir una factura que no se pidió.
Compare los gastos registrados contra los comprobantes recibidos en su sistema.
Identifique gastos sin factura o con factura a nombre de otra persona, y pida la corrección a tiempo.
Revise que toda la planilla esté reportada a la CCSS.
Separe los gastos personales que se pagaron con la cuenta de la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir un gasto real si no tengo factura? No. Aunque el gasto haya ocurrido, sin comprobante autorizado no nace el derecho a deducirlo.
¿Son deducibles las multas de tránsito o los recargos de Hacienda? No. Las multas y recargos por infracciones no son gastos deducibles.
¿Me conviene la deducción del 25 % si soy profesional independiente? Depende de sus gastos reales. Si sus gastos respaldados son menores al 25 % de sus ingresos brutos, la deducción única suele convenir.
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Actualizado al 29 de octubre de 2026 · Equipo Kaizen
