Cuando una empresa vende solo bienes o servicios gravados con IVA, el IVA que paga en sus compras se rebaja completo del IVA que cobra. Pero si además tiene ventas exentas o no sujetas, ya no puede aplicarse todo ese IVA como crédito. Para eso existe la prorrata.
Es uno de los temas donde más errores se acumulan sin que nadie lo note: un porcentaje mal calculado se repite cada mes y aparece de golpe al cierre del año o en una revisión de Hacienda.
Ventas gravadas, exentas y no sujetas
Para entender la prorrata hay que separar sus ventas en tres grupos:
Gravadas: pagan IVA con la tarifa que corresponda. Dan derecho a crédito por el IVA de las compras.
Exentas: la ley dice que no pagan IVA. Por regla general no dan derecho a crédito. La excepción importante son las exportaciones: aunque están exentas, sí dan derecho a crédito.
No sujetas: operaciones que quedan fuera del alcance del impuesto. Tampoco dan derecho a crédito.
La clasificación correcta de cada venta es el punto de partida. Si una venta exenta se registra como gravada, o al revés, todo el cálculo posterior queda mal.
Qué es la prorrata y cuándo aplica
La prorrata es el porcentaje de sus ventas que da derecho a crédito. Se aplica cuando la empresa realiza, al mismo tiempo, operaciones con derecho a crédito y operaciones sin derecho a crédito.
El IVA de las compras se trata según su destino:
Compras usadas solo para ventas con derecho a crédito: el IVA se acredita completo.
Compras usadas solo para ventas sin derecho a crédito: el IVA no se acredita y pasa a ser parte del costo o gasto.
Compras comunes, usadas para ambas actividades (alquiler, electricidad, contabilidad, software): el IVA se acredita solo en el porcentaje de la prorrata.
Por eso la prorrata no se aplica sobre todo el IVA de compras, sino solo sobre el de las compras comunes.
Cómo se calcula, con un ejemplo
La prorrata se obtiene dividiendo las ventas con derecho a crédito entre el total de ventas del período, incluidas las exentas y no sujetas.
Ejemplo ilustrativo, con números redondos:
Ventas gravadas del período: ₡70.000.000.
Ventas exentas: ₡30.000.000.
Total de ventas: ₡100.000.000.
Prorrata: ₡70.000.000 entre ₡100.000.000, es decir, 70 %.
Si el IVA de las compras comunes del período fue ₡1.000.000, la empresa puede acreditar ₡700.000. Los ₡300.000 restantes no son crédito: se registran como mayor costo o gasto.
A eso se suma el IVA completo de las compras ligadas solo a ventas gravadas. El IVA de compras ligadas solo a ventas exentas no se acredita en ninguna proporción.
Liquidación anual de la prorrata
Durante el año no se conoce todavía el total de ventas, por eso se trabaja con una prorrata provisional, que normalmente es la definitiva del año anterior. Ese porcentaje se usa mes a mes en la declaración de IVA.
Al cierre del período se calcula la prorrata definitiva con las ventas reales de todo el año. La diferencia entre lo acreditado con la provisional y lo que correspondía con la definitiva se regulariza en la declaración del último mes del período. Esa diferencia puede ser a favor o en contra de la empresa.
Por eso diciembre es el momento para revisar la prorrata: si las ventas exentas crecieron o bajaron durante el año, el ajuste puede ser importante.
Errores frecuentes
Aplicar el 100 % del IVA de compras como crédito teniendo ventas exentas o no sujetas.
Aplicar la prorrata a todas las compras, incluso a las que son exclusivas de ventas gravadas.
No incluir las exportaciones entre las operaciones con derecho a crédito.
Usar la misma prorrata provisional año tras año sin hacer la liquidación definitiva.
Clasificar mal las ventas en la facturación electrónica, lo que distorsiona el porcentaje desde el origen.
Registrar como crédito el IVA no acreditable, en lugar de llevarlo al costo o gasto. Ese error también afecta la declaración de renta.
Preguntas frecuentes
¿Si tengo muy pocas ventas exentas igual debo aplicar prorrata? Sí. Mientras existan ventas sin derecho a crédito, el IVA de las compras comunes debe proporcionarse.
¿Qué pasa con el IVA que no puedo acreditar? Se registra como parte del costo o gasto de la compra, y puede deducirse en renta si cumple los requisitos generales.
¿Qué prorrata uso si es mi primer año con ventas exentas? No hay un dato anterior, así que se trabaja con un estimado razonable y se ajusta con la liquidación definitiva al cierre. Conviene definirlo con su contador desde el primer mes.
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Actualizado al 29 de octubre de 2026 · Equipo Kaizen
